Le coronavirus et l'assemblée générale de l’ACP

1. Comment organiser une assemblée générale d'une ACP ?

La loi prévoit que le syndic d'une ACP doit convoquer l'assemblée générale de la copropriété pendant la période prévue par le règlement intérieur ou chaque fois qu'une décision urgente doit être prise dans l'intérêt de la copropriété.

Aucune sanction n'est prévue au cas où l'assemblée générale ne se tienne dans les délais si l’on tient compte de ce qui est prévu dans le règlement intérieur. 

Cependant, l'organisation de cette réunion fait partie des obligations légales. 

Le premier confinement déclenché par la crise du coronavirus le 13 mars 2020, a confronté les ACP à des ambiguïtés qui les ont mises dans une situation particulièrement délicate. Les ACP demeuraient en effet légalement obligées de tenir leurs assemblées générales, alors que les rassemblements avaient été rendus impossibles par les mesures de crise liées au coronavirus.

Et la possibilité de tenir une assemblée générale "à distance", par exemple par Skype ou via un autre canal numérique, n'avait pas (encore) été prévue par le législateur.

En effet, les décisions de l'assemblée générale doivent être prises à la majorité requise des voix des copropriétaires qui sont présents ou représentés au moment du vote. Il n'était notamment pas possible de vérifier correctement la présence effective des copropriétaires à distance.

Le problème est qu'une ACP ne peut prendre des décisions écrites que si tous les membres sont unanimes.

2. Les conséquences des mesures « corona »

Suite aux mesures renforcées du gouvernement, les syndics ne sont en principe pas en mesure de convoquer l'assemblée générale de leur ACP.

Compte tenu du fait que tous les copropriétaires ne vivent pas effectivement dans l'immeuble auquel se rapporte la copropriété, ceux-ci seraient alors empêchés d'exercer leurs droits de vote à l'assemblée générale en raison des instructions du gouvernement.

Le gouvernement fédéral a introduit des mesures pour les ACP qui ne sont pas en mesure de tenir leur assemblée générale suite aux mesures de la crise du coronavirus.

2.1 Les mesures du coronavirus jusqu'à la loi Covid-19 du 20 décembre 2020

Le gouvernement fédéral avait décidé, par arrêté royal de pouvoirs spéciaux, que les assemblées générales devaient se tenir dans les cinq mois suivant la fin de cette période de crise. Ainsi, un délai supplémentaire était accordé pour la tenue des assemblées générales.

Dans ce délai, une deuxième assemblée générale devait être possible si le nombre minimum de participants ne pouvait être atteint lors de la première assemblée. Les syndics ne devraient donc pas attendre trop longtemps pour organiser la réunion reportée une fois la crise du coronavirus terminée. 

2.2 Modification des mesures suite à la loi Covid-19 du 20 décembre 2020

La loi du 20 décembre 2020 prévoit désormais que les assemblées générales pourront être tenues à distance, et ce même après la période de la crise du coronavirus.

2.2.1 Le délai pour la tenue de l'assemblée générale annuelle est prolongé

Les assemblées générales annuelles des ACP qui avaient été reportées en raison de la pandémie de corona et qui n’ont pas encore été tenues au 1er octobre 2020, pourront être reportées par le syndic jusqu’à la prochaine période de 15 jours désignée par le règlement d’ordre intérieur.

Toutefois, en cas de décision urgente ou sur requête d'un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes, le syndic reste obligé de tenir une assemblée générale extraordinaire.

2.2.2 Le renouvellement des mandats 

En cas de report de l’assemblée générale, les mandats sur le point d’expirer et dont il aurait été question à l’ordre du jour, sont prolongés de plein droit jusqu'à la prochaine assemblée générale.

Cela concerne donc, entre autres, les mandats des syndics, des membres des conseils de copropriété et des commissaires aux comptes.

2.2.3 Les réunions à distance sont désormais possibles

Auparavant, seules les réunions physiques étaient autorisées, à l'exception de la procédure écrite en cas d'unanimité.

La loi du 20 décembre 2020 autorise désormais également la participation à distance aux délibérations de l'assemblée générale, à condition que la convocation le prévoie.

Il s'agit d'une nouveauté importante de la loi sur la copropriété, en vertu de laquelle les réunions physiques ne sont plus obligatoires.

2.2.4 L'exigence d'unanimité est temporairement assouplie

Dans le cas où il n’est pas possible de tenir une assemblée générale, même à distance, la loi prévoit un assouplissement temporaire de l'exigence d'unanimité.

Normalement, les membres d'une ACP doivent prendre par écrit et à l'unanimité toutes les décisions relevant de la compétence de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui requièrent un acte authentique. Le syndic en tenu d’en faire un procès-verbal.

La loi du 20 décembre 2020 prévoit un assouplissement temporaire de cette exigence d'unanimité jusqu'au 30 juin 2021.

Ainsi, jusqu'au 30 juin 2021, les décisions de l’assemblée générale d’une ACP peuvent être valablement prises lorsque plus de la moitié des membres de l'ACP participe au vote, à condition que les membres présent possèdent au moins la moitié des quotes-parts des les parties communes. En ce qui concerne le vote par l’ACP, la majorité requise pour la prise des décisions relatives aux différents points à l’ordre du jour d’une assemblée générale dépend des majorités désignées par la loi.

L’ACP tiendra compte des bulletins de vote reçus dans les trois semaines de la convocation, par voie postale ou électronique. En cas d'urgence, et pour autant que cela soit indiqué dans la convocation, ce délai est ramené à huit jours de la date d'envoi de la convocation.

2.2.5 Quand ces mesures s'appliquent-elles ?

Ces mesures sont d’application du 1er octobre 2020 au 30 juin 2021.

La possibilité de tenir des réunions à distance grâce à un moyen de communication électronique n'est quant à elle applicable qu'à partir du 24 décembre 2020. Cette possibilité est par contre désormais prévue dans la loi sur la copropriété et ne sera donc pas limitée au 30 juin 2021.

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