Coronacrisis en de algemene vergadering van de VME

Update van 11 januari 2021

Ulrike Beuselinck Ulrike Beuselinck
Leo Peeters Leo Peeters
Koen De Puydt Koen De Puydt
News

Gedurende de periode van de verstrengde coronamaatregelen bestaat voor verenigingen van mede-eigenaars (verder VME) in principe de onmogelijkheid om hun algemene vergadering te houden omwille van de veiligheidsvoorschriften.

Tot nu toe was het daarenboven ook wettelijk niet toegestaan om algemene vergaderingen op afstand en op een digitale manier te houden.

Met de Covid-wet van 20 december 2020 is de wetgever hieraan tegemoetgekomen

1. De algemene vergadering van een VME

De wet voorziet dat de syndicus van een Verenigingen van Mede-Eigenaars (verder genaamd: VME’s) de algemene vergadering van de mede-eigendom bijeen moet roepen tijdens de periode die vastgelegd is in het reglement van interne orde of telkens als er dringend een beslissing moet genomen worden in het belang van de mede-eigendom. 

Er is evenwel geen sanctie voorzien in geval de algemene vergadering niet tijdig wordt gehouden, rekening houdend met wat voorzien is in het reglement van interne orde 

Maar het behoort wel tot de wettelijke plichten van de syndicus om deze algemene vergadering te organiseren. 

Sinds de eerste corona lockdown die op 13 maart 2020 inging, waren de  VME's geconfronteerd met onduidelijkheden waardoor ze in een bijzonder delicate situatie terecht waren gekomen. In bepaalde gevallen waren ze wettelijk verplicht om hun algemene vergadering te houden maar waren ze daar omwille van de coronamaatregelen niet toe in staat.

De mogelijkheid om een algemene vergadering "vanop afstand" te houdenbijvoorbeeld via skype of een ander digitaal kanaal, was nog niet door de wetgever voorzien.

De reden daarvoor is dat de beslissingen van de algemene vergadering verplicht genomen moeten worden bij de vereiste meerderheden van de stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Het probleem was dat het niet mogelijk was om de effectieve aanwezigheid van mede-eigenaars op een correcte manier vanop afstand te controleren. 

Dat is belangrijk omdat een VME enkel en alleen mits eenparigheid van alle leden schriftelijke beslissingen kan nemen.

2. Welke zijn de gevolgen van de coronamaatregelen?

Met de verstrengde coronamaatregelen is het voor de syndicus in principe onmogelijk om van een VME om de algemene vergadering van zijn mede-eigendom bijeen te roepen.

Gezien niet alle mede-eigenaars ook daadwerkelijk woonachtig zijn in het gebouw waarop de mede-eigendom betrekking heeft, zouden zij ten gevolge van de overheidsmaatregelen verhinderd worden om hun stemrecht op de algemene vergadering te laten gelden.

De federale regering werkte maatregelen uit om een oplossing te bieden voor de VME's die omwille van corona niet ins staat waren hun algemene vergadering te houden. 

2.1 De maatregelen tot de Covid-19-wet van 20 december 2020

In de eerste coronagolf besliste de federale regering bij volmachtbesluit dat de algemene vergaderingen die omwille van de coronamaatregelen niet kunnen of konden plaatsvinden tussen 10 maart en 3 mei 2020 – termijn die nog kan worden verlengd - na afloop van de crisisperiode moeten plaatsvinden binnen de vijf maanden. Zo werd er een bijkomende termijn toegekend om de algemene vergaderingen te laten plaatsvinden.

Binnen deze termijn moest mogelijk een tweede algemene vergadering gehouden worden ingeval het minimum aantal aanwezigen op de eerste vergadering niet kan worden gehaald. 

Tijdens dit uitstel werd de continuïteit verzekerd: de mandaten van de syndicus en de leden van de raad van mede-eigendom werden verlengd tot bij de eerstvolgende algemene vergadering.

Bovendien moesten de provisies blijven betaald worden door de mede-eigenaars.

Wanneer de algemene vergadering toch zou zijn doorgegaan – dit niettegenstaande de richtlijnen van de overheid – werd deze automatisch als onwettig beschouwd.

2.2 De maatregelen die de Covid-19-wet van 20 december 2020 introduceert

De wet van 20 december voorziet niet alleen in maatregelen voor de algemene vergaderingen tijdens de coronaperiode, maar zorgt er ook voor dat voortaan – ook na corona – een algemene vergadering van de VME vanop afstand gehouden kan worden.

2.2.1 De periode voor het houden van de jaarlijkse algemene vergadering wordt verlengd

Jaarlijkse algemene vergaderingen van VME’s, die omwille van de coronapandemie waren uitgesteld en op 1 oktober 2020 nog niet waren gehouden, mogen door de syndicus worden uitgesteld naar de eerstvolgende periode van vijftien dagen waarin deze volgens het reglement van interne orde plaats moet vinden.

Wanneer echter een dringende beslissing moet genomen worden
of op verzoek van één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen van de gemeenschappelijke delen bezitten, moet de syndicus wel nog steeds de buitengewone algemene vergadering bijeenroepen.

2.2.2 Verlenging van mandaten 

Wanneer een algemene vergadering uitgesteld wordt, wordt de duur van de mandaten die aflopen en waarover de algemene vergadering normaal over de verlenging moest stemmen, van rechtswege verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering.

Het betreft hier de mandaten van o.a. syndici, leden van de raden van mede-eigendom, en commissarissen van de rekeningen.

2.2.3 Digitaal vergaderen is voortaan mogelijk

Voorheen was het enkel toegelaten om fysiek te vergaderen, met uitzondering van de schriftelijke procedure ingeval van eenparigheid van de stemmen.

Met de wet van 20 december 2020 is het voortaan ook mogelijk om – indien de bijeenroeping daarin voorziet – vanop afstand deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering.

Dit is een belangrijke nieuwigheid binnen de appartementswet waardoor fysieke vergaderingen niet meer verplicht zijn.

2.2.4 De unanimiteitsvereiste wordt tijdelijk versoepeld

Soms is het omwille van omstandigheden redelijkerwijze niet mogelijk om een algemene vergadering te houden, zeker niet fysiek maar ook niet op afstand.

Voor die gevallen is er voorzien in een tijdelijke versoepeling van de unanimiteitsvereiste.

Normaal gezien hebben de leden van een VME een eenparigheid van stemmen nodig om schriftelijke beslissingen te nemen. Hieronder worden alle beslissingen verstaan die tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden. De syndicus stelt hiervan notulen op.

De wet van 20 december 2020 voorziet in een tijdelijk versoepeling van dit unanimiteitsvereiste tot 9 maart 2021.

Zo kunnen deze beslissingen tot deze datum rechtsgeldig genomen worden wanneer meer dan de helft van de leden van de VME aan de stemming deelneemt en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. De VME neemt de beslissingen bij de meerderheid die, voor elk agendapunt afzonderlijk, door de wet wordt vereist voor beslissingen van de algemene vergadering.

De stembrieven die de syndicus met de post of elektronisch ontvangt binnen drie weken of, in spoedeisende gevallen en voor zover dit in de oproeping is aangegeven, binnen acht dagen na de datum van de verzending van de oproeping, zijn geldig.

2.2.5 Wanneer zijn deze maatregelen van toepassing?

Deze maatregelen hebben uitwerking met ingang vanaf 1 oktober 2020 tot 9 maart 2021.

De mogelijkheid tot digitaal vergaderen is evenwel pas van toepassing vanaf 24 december 2020 maar is voortaan vast voorzien binnen de appartementswet (en is dus in tegenstelling tot de andere maatregelen niet in tijd gelimiteerd).

Het spreekt voor zich dat wij u met raad en daad kunnen bijstaan. U kunt ons steeds bereiken via het nummer 02/747 40 07 of via CoronaTaskforce@seeds.law.

Meer weten over dit onderwerp?

Contacteer onze experten of bel +32 (0)2 747 40 07
Koen De Puydt

Koen De Puydt

Partner
Alain De Jonge

Alain De Jonge

Partner
Toon Rummens

Toon Rummens

Partner
Ulrike Beuselinck

Ulrike Beuselinck

Partner
Aline Heyrman

Aline Heyrman

Senior Counsel
Toon Delie

Toon Delie

Senior Associate
Tracy Enta

Tracy Enta

Associate