Het UBO-register – FAQ van de FOD opnieuw aangepast

Wij lichten de belangrijkste aanpassingen van het FAQ hier onder voor u toe.

De FOD heeft alle vragen onderverdeeld in een aangepaste inhoudstafel, die alles overzichtelijker maakt en de tekst wordt op meerdere plaatsen voorzien van bijkomende voorbeelden.

1. Belangrijk! Beursgenoteerde vennootschappen vrijgesteld

Beursgenoteerde vennootschappen die aan de volgende voorwaarden voldoen, zijn niet verplicht om hun UBO’s te registreren :

• genoteerd zijn op een gereglementeerde markt,
• onderworpen zijn aan openbaarheidsvereisten verenigbaar met het EU recht of gelijkwaardige internationale normen,
• een adequate transparantie van de eigendomsinformatie garanderen.

Dat is in lijn met hetgeen voorzien was in de 4de Antiwitwasrichtlijn. Dat deze uitzondering wordt verleend is vrij logisch. Beursgenoteerde ondernemingen zijn zo al wettelijk verplicht om de informatie die vereist is voor het UBO-register, publiek te maken.

2. Huwelijksregime

Een speciaal hoofdstuk wordt gewijd aan de combinatie van een vennootschap en een huwelijksregime; wettelijk stelsel of stelsel van scheiding van goederen.

Voor belangen die binnen de huwelijksgemeenschap vallen, zal de UBO in principe de echtgenoot zijn die wordt vermeld in het aandelenregister van de vennootschap of degene die stemrecht uitoefent. Als beide echtgenoten gezamenlijk controle uitoefenen over de vennootschap, moeten ze gezamenlijk worden geregistreerd met een gelijk aantal aandelen of stemrechten.

In de andere gevallen moet worden geanalyseerd welke echtgenoot in de praktijk controle uitoefent over de vennootschap.

3. Publiekrechtelijk rechtspersoon die controle heeft op de vennootschap

• Als een vennootschap voor meer dan 25% in handen is van een openbare rechtspersoon (bv. staat, regio, gemeenschap, gemeente, ...), moet de cascade-test toegepast worden zoals bij alle andere vennootschappen;
• De FAQ verduidelijkt ook onder welke categorie de UBO’s moeten geregistreerd worden.

4. Uitgebreide bijkomende informatie

De FAQ geeft uitgebreide bijkomende informatie over de manier waarop de verschillende categorieën moeten geregistreerd worden in het UBO-register en ook hoe het UBO-register moet ingevuld worden met betrekking tot een “groep”.

De FAQ wordt afgesloten met een aantal technische vragen in verband met :

• mandaten en rollenbeheer;
• verbinding met het platform;
• registratie;
• verificatie.

Opgelet! Het UBO-register moet ten laatste tegen 30 september 2019 in orde gebracht worden.

Na afloop van de termijn van één jaar, moeten de gegevens, die opgenomen zijn in het UBO-register, bevestigd worden en eventueel aangepast worden.

Een automatische herinnering wordt een maand voor de deadline verstuurd via MyMinFin of eBox.

Rekening houdend met het bedrag van de boetes (administratieve boete tussen 250 en 50.000 EUR), is het van cruciaal belang om tijdig de juiste gegevens over de juiste personen te verzamelen en te (laten) registreren in het UBO-register. 

Informatieplichtigen doen er daarom goed aan :

• procedures uit te werken voor de wijziging van de gegevens van de UBO's want elke wijziging moet binnen de maand overgemaakt worden aan het UBO-register;
• te voorzien op welke manier de bewijsstukken worden verzameld en bijgehouden, waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is.

Wenst u hierover meer informatie of bijgestaan te worden door onze specialisten, aarzel dan niet ons te contacteren, info@seeds.law of +32 (0) 2 747 40 07.