Coronacrisis en het belang van de elektronische handtekening

1. Er bestaan meerdere soorten elektronische handtekeningen

Binnen de Europese Unie geldt sinds 2014 een verordening (e-IDAS-verordening) die het mogelijk maakt om documenten elektronisch te ondertekenen.

De e-IDAS verordening maakt een onderscheid tussen drie verschillende soorten elektronische handtekeningen, namelijk de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Deze hebben evenwel niet allemaal dezelfde (bewijs)waarde:

• De gewone elektronische handtekening moet niet aan specifieke voorwaarden voldoen.
  Elke elektronische manier waarop u zich kunt identificeren kan worden gekwalificeerd als een gewone elektronische handtekening. Een van de meest voorkomende voorbeelden zijn de e-mailhandtekening, de handgeschreven handtekening die u aan een PDF-document toevoegt, een foto van uw handtekening etc. Elk geschrift waaronder een ondertekenaar een gewone elektronische handtekening plaatst, vormt een onderhandse akte en maakt terzelfdertijd een geldige rechtshandeling uit.
• De geavanceerde elektronische handtekening heeft een hoger veiligheidsniveau dan de gewone elektronische handtekening.
  Deze laat toe om de identiteit van de ondertekenaar en de inhoud van het originele ondertekende document te achterhalen. Bovendien maakt deze vorm eventuele inhoudelijke wijzigingen traceerbaar. Het meest voorkomende voorbeeld is de token die uw bankkaart genereert bij het ondertekenen van banktransacties.
• De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt het hoogste veiligheidsniveau en is de enige vorm die volledig gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening. Deze vorm biedt meer garanties dan voorgaande vormen, aangezien een certificeringsinstantie tussenkomt om de band tussen de handtekening en de ondertekenaar te garanderen. Daardoor kunnen er geen problemen ontstaan met betrekking tot de identiteit van de ondertekenaar. Enkel ondernemers die de FOD Economie heeft erkend (of een buitenlands controleorgaan) kunnen handtekensoftware aanbieden die aan deze standaard voldoet. De ondertekening met een Belgisch e-ID, Itsme zijn hiervan enkele voorbeelden.

Ook de Belgische wetgever heeft voorzien dat voor een onderhandse akte "een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont" als handtekening wordt aanvaard.

Vanaf 1 november 2020 treedt ook het nieuwe bewijsrecht in werking. Het is zeer duidelijk dat de Belgische wetgever hierin de elektronische handtekening een ware facelift heeft gegeven. De toekomstige regeling houdt rekening met het feit dat veel transacties online gebeuren en dat er bijgevolg niet steeds geschreven contracten/documenten kunnen worden opgemaakt met een schriftelijke handtekening. Bovendien wordt de elektronische handtekening in deze regeling beter afgestemd op de Europese regelgeving. Voor meer informatie over het nieuwe bewijsrecht, verwijzen wij ook naar ons eerder artikelop onze website.

2. Welke handtekening is nu vereist?

 Alvorens u een elektronische handtekening gebruikt, moet u steeds voor ogen houden wat het doel van uw handtekening is en welk niveau van handtekening effectief nodig is.

Indien uw handtekening in het kader van (een gewone) briefwisseling wordt gebruikt of een plechtige functie heeft, dan is het in principe niet nodig om een e-handtekening te gebruiken.

Indien uw handtekening een bewijsreden moet hebben, dan is een gewone elektronische handtekening voldoende. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een offerte, een bestelbon, of een contract wilt tegentekenen. Als u van oordeel bent dat de rechtshandeling belangrijk is, kunt u ook gebruik maken van een gekwalificeerde handtekening. Deze heeft nu eenmaal dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening.

Maar zeker wanneer uw handtekening een (wettelijke) geldigheidsvoorwaarde of een fundamentele vormvereiste uitmaakt, opteert u best voor een gekwalificeerde elektronische handtekening aangezien deze de meeste garanties biedt.

3. Conclusie

Wanneer u een document elektronisch wilt ondertekenen, gaat u eerst na wat het doel is van uw elektronische handtekening en of er eventueel wettelijke bepalingen zijn die een specifieke handtekening vereisen.

De meest adequate oplossing is nog steeds een handgeschreven handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Indien u een nieuw document/contract moet ondertekenen met een persoon die zelf niet over een gekwalificeerde handtekening beschikt, dan is het belangrijk om extra garanties in te bouwen (bv. het delen van scans van ondertekende documenten) om wederzijds vertrouwen te scheppen. Zo is het belangrijk om steeds zeker te zijn van de identiteit van de ondertekenaar en het feit dat de inhoud van het ondertekende document na ondertekening ervan onveranderd blijft.

Indien u reeds een bestaande raamovereenkomst hebt met een medecontractant, dan controleert u best of het mogelijk is om wijzigingen en bestellingen in te voeren zonder gebruik te maken van een handgeschreven handtekening (bv. wanneer de overeenkomst partijen toelaat om op basis van een eenvoudige brief-/e-mailwisseling in te stemmen met wijzigingen). Indien een dergelijk systeem onbestaande is, dan is het aangewezen om net zoals bij de afsluiting van nieuwe overeenkomsten extra garanties te bieden of te vragen.

Kortom, het basisprincipe is steeds dat er een vertrouwen moet zijn tussen de ondertekenaars.

Als u de andere ondertekenaar vertrouwt, dan kan een eenvoudige uitwisseling van e-mails of een scan van een handtekening in een PDF-bestand volstaan.

Voor belangrijkere contracten waarbij u (nog) geen vertrouwensband hebt met de andere partij, kunt u best een bevestiging krijgen door middel van een handtekening die voldoende garanties biedt, namelijk een handgeschreven handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Het spreekt voor zich dat wij u met raad en daad kunnen bijstaan. U kunt ons steeds bereiken via het nummer 02/747 40 07 of via CoronaTaskforce@seeds.law.