Coronacrisis en de organisatie van evenementen

News

De coronacrisis heeft tot op vandaag op alle vlakken grote gevolgen, niet in het minst ten aanzien van de evenementen die hierdoor moeten worden afgelast. Meer en meer wordt het duidelijk dat ook evenementen die komende zomer gepland staan, in het water zullen vallen.

Dit alles leidt dan ook tot een groot aantal vragen omtrent het afgelasten van evenementen en de mate waarin tickets en reeds betaalde vergoedingen moeten worden terugbetaald. Denk maar aan alle muziekfestivals waar ons land zo bekend om is.

Het kan dan ook geen kwaad om even in te gaan op de huidige stand van zaken.

Wat betreft sponsorcontracten voor deze evenementen, verwijzen we naar ons artikel ‘Coronacrisis en sponsoringcontracten’.

1. Eerste vraag: "Is afgelasten verplicht?"

Sinds midden maart en (momenteel) minstens tot 3 mei 2020 is het verboden om enige ‘privé- of publieke activiteit van culturele, maatschappelijke, feestelijke, folkloristische, sportieve of recreatieve aard’ te organiseren.

Dit heeft als gevolg dat 3 mei 2020 momenteel de kanteldatum is. Ieder evenement dat voor deze datum georganiseerd is, mag niet doorgaan. Na deze datum is onduidelijkheid troef. 

Met dat de verbodsperiodes telkens per schijf van 14 dagen worden uitgebreid, is er voor de evenementen die in juni of tijdens de zomer zullen plaatsvinden, nog lang geen duidelijkheid te verwachten.

Aangezien het op heden nog niet verboden is om deze evenementen te laten plaatsvinden, ligt de keuze om nu tot afgelasting over te gaan volledig op de schouders van de organisator.

2. Geldt een afgelasting als overmacht?

Om te bepalen of er overmacht in het spel is, is bovenstaand aangehaalde kanteldatum cruciaal. Indien een evenement verboden wordt, is er sprake van een overmachtssituatie voor de organisator. Dit geldt dus momenteel voor alle evenementen tot 3 mei 2020.

Voor de evenementen die zich na deze datum bevinden geldt dergelijk verbod niet en is de organisator niet verplicht om te annuleren of uit te stellen. Het is dan ook voor discussie vatbaar of hier al dan niet sprake is van overmacht.

Enerzijds is het niet onmogelijk voor de organisator om zijn evenement te laten plaatsvinden. Anderzijds blijft het mogelijk dat een overheid op dat ogenblik evenementen blijft afraden (doch niet verbiedt) en bestaat het risico voor de organisator om aansprakelijk te worden gesteld voor schade die hierdoor zou worden veroorzaakt. Ook blijft het niet onmogelijk dat evenementen op dat moment nog steeds verboden worden.

Zolang de overheid evenementen afraadt lijkt het aangewezen om deze af te gelasten en is de kans ook groot dat dit wel degelijk als overmacht zal worden aanzien. Dit alles blijft echter hoe dan ook een feitenkwestie en zal voor de organisator steeds een uiterst moeilijke beslissing blijven.

3. Moeten tickets en kaarten worden terugbetaald?

Wanneer een evenement effectief verboden is wegens de coronamaatregelen, hebben we te maken met een overmachtssituatie waarbij de dienstverlener bevrijd wordt van zijn contractuele verbintenissen, namelijk de organisatie van het evenement.

Maar omgekeerd geldt evenzeer dat de klant niet langer moet voldoen aan zijn contractuele verplichtingen, in dit geval de betaling van het ticket of de kaart.

Deze laatste kan dus de terugbetaling vragen van zijn ticket of kaart. In dit geval kan de organisator het evenement uitstellen naar een latere datum doch is de klant niet verplicht hierin mee te gaan en kan deze alsnog de zijn geld terugeisen.

Deze regeling geldt in principe evenzeer in coronatijden.

Maar ten aanzien van de evenementen die ingevolge de coronacrisis moeten geannuleerd worden, heeft de overheid een bijzondere regeling uitgewerkt, namelijk:

  • De organisator is gerechtigd om in de plaats van een betalend toegangsticket een tegoedbon van dezelfde waarde te voorzien mits aan volgende voorwaarden wordt voldaan:
    • een activiteit met dezelfde essentiële kenmerken wordt opnieuw georganiseerd op een latere datum en op dezelfde of een nabijgelegen locatie;
    • binnen twee jaar na de uitgifte van de tegoedbon;
    • de tegoedbon heeft dezelfde waarde als het oorspronkelijk ticket;
    • voor deze tegoedbon kan geen kost worden aangerekend;
    • geen bijkomende kost om de latere activiteit bij te wonen;
    • de uitdrukkelijke vermelding van de coronacrisis als reden voor de uitgifte van de tegoedbon.
  • De tegoedbon kan eveneens het recht toekennen om andere producten van de uitgever aan te kopen binnen de periode van twee jaar.
  • Indien de bezoeker het bewijs kan leveren dat hij op de nieuwe datum niet aanwezig kan zijn heeft hij het recht de aankoopprijs terug te vorderen.
  • Indien niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan is de organisator verplicht om de tickets en kaarten terug te betalen tegen uiterlijk 20 september 2020.

Hoewel deze regeling de gevolgen van de coronacrisis op korte termijn enigszins verzacht voor organisatoren en een terugbetaling van tickets kan vermeden worden mits zij het evenement later organiseren, vallen de kosten ten gevolge van de crisis volledig op hun schouders.

Een evenement op een later tijdstip organiseren zal ongetwijfeld bijkomende kosten met zich meebrengen waarvoor niets in de plaats komt.

En zeker als de tickets moeten terugbetaald worden, blijven de kosten die reeds gemaakt werden voor de organisatie volledig ten laste van de organisator.

Deze coronacrisis zal dus voor de evenementensector zwaar om dragen zijn.

Het spreekt voor zich dat wij u met raad en daad kunnen bijstaan. U kunt ons steeds bereiken via het nummer +32 (0) 2 747 40 07 of via CoronaTaskforce@seeds.law.

Meer weten over dit onderwerp?

Contacteer onze experten of bel +32 (0)2 747 40 07
Leo Peeters

Leo Peeters

Partner
Koen De Puydt

Koen De Puydt

Partner
Ulrike Beuselinck

Ulrike Beuselinck

Partner
Toon Delie

Toon Delie

Senior Associate
Tracy Enta

Tracy Enta

Associate