Le registre UBO – La FAQ du SPF Finances à nouveau mise à jour

Nous vous avions déjà informé maintes fois sur la FAQ que le SPF Finances avait élaboré dans le cadre du registre UBO. Le 19 juillet 2019 le SPF vient de publier une troisième mise à jour.

Vous trouverez ci-dessous les modifications les plus importantes.

Le SPF a subdivisé toutes les questions en une nouvelle table des matières, donnant une meilleure vue d’ensemble. Le texte contient des exemples supplémentaires à plusieurs endroits.

1. Important! Les sociétés cotées

Les sociétés cotées qui remplissent les conditions suivantes, ne sont pas obligées d’enregistrer leurs UBO :

• cotées sur un marché réglementé;  
• soumises à des obligations de publicité compatibles avec le droit de l’UE ou soumises à des normes internationales équivalentes ;
• garantir la transparence adéquate pour les informations relatives à la propriété.

Que cette exception soit prévue est tout à fait logique. Les sociétés cotées en bourse sont déjà légalement obligées de publier les informations requises par les obligations UBO.

2. Régime matrimoniale 

Un chapitre spécial est consacré à la combinaison d'une société et d'un régime matrimonial; le régime légal de communauté ou de séparation des biens.

Pour les intérêts relevant d'une communauté matrimoniale, l'UBO sera, en principe, soit le conjoint mentionné dans le registre des actions de la société, soit le conjoint qui exerce réellement les droits de vote. Si les deux époux exercent un contrôle conjoint sur la société, ils doivent être conjointement enregistrés avec un nombre égal d'actions ou de droits de vote. 

Dans les autres cas, il faut analyser quel conjoint exerce le contrôle effectif sur la société.

3. Sociétés contrôlées par une personne morale de droit public

• Si une société est détenue à plus de 25% par une personne morale de droit public , (ex.  Etat, région, communauté, commune, …), il faut appliquer le test en cascade, comme pour les autres sociétés ;
• Plus de clarté est créé concernant la catégorie dans laquelle cette personne doit être classée en tant qu’UBO.

4. informations supplémentaires

La FAQ fournit de nombreuses informations supplémentaires sur la manière dont les différentes catégories doivent être enregistrées dans le registre UBO ainsi que sur la manière de remplir le registre UBO en ce qui concerne un "groupe".

La FAQ se termine  par un certain nombre de questions techniques concernant :

• Les mandats et gestion des rôles ;
• La connexion à la plateforme ;
• L’encodage ;
• La vérification.

Attention ! Le registre UBO doit être mis en ordre pour le 30 septembre 2019.

En plus, à partir de ce moment, les redevables d’information seront tenus de confirmer annuellement que les informations reprises dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles, et le cas échéant les mettre à jour. Un rappel automatique via MyMinFin ou eBox sera effectué un mois avant l’échéance du délai.

Nous insistons que, vu le montant des amendes (administratives entre 250 et 50.000 EUR), il est crucial de collecter à temps les données exactes sur les UBO et de les (faire) enregistrer dans le registre UBO.

Les redevables d'information ont donc tout intérêt à :

• développer des procédures quand des modifications sont apportées aux données des UBO's, car celles-là doivent à chaque fois être transmises dans le mois au registre UBO ; 
• prévoir la façon dont les documents probants (dont il ressort que les informations sont adéquates, exactes et actuelles) seront collectés et tenus à jour.

Si vous avez besoin de plus de renseignements ou même d'être assisté pour l'enregistrement de vos UBO's n'hésitez pas à contacter nos spécialistes (info@seeds.law ou +32 (0) 2 747 40 07.