Enregistrement de télétravail obligatoire à partir du 6 avril 2021

Déjà en octobre 2020, de nombreuses obligations avaient été introduites dans le cadre du télétravail obligatoire.

1. Les obligations introduites en octobre 2020

• Le télétravail à domicile est obligatoire pour toutes les entreprises, associations et services pour tous les membres du personnel, à moins que ce ne soit impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l’entreprise, des activités ou des services ;
• Si le télétravail à domicile n'est pas possible, des mesures doivent être prises pour garantir le respect maximal des règles de distanciation sociale (1,5 mètre de distance entre chaque personne et le port obligatoire du masque buccal) ;
• Les membres du personnel qui ne peuvent pas faire du télétravail à domicile doivent recevoir une attestation ou toute autre preuve confirmant la nécessité de leur présence sur le lieu de travail ;
• Les services de l'inspection sociale ont pour mission de contrôler le respect de ces mesures et d'imposer une amende pénale ou administrative en cas de non-respect.

2. Une obligation supplémentaire : la déclaration des travailleurs ayant une fonction incompatible avec le télétravail

Récemment, un nouvel arrêté ministériel a introduit une obligation supplémentaire de déclaration pour les employeurs.

Les employeurs doivent déclarer mensuellement les données suivantes :

• le nombre total de travailleurs dans l'entreprise par unité d'exploitation ;
• le nombre de travailleurs exerçant une fonction qui est incompatible avec le télétravail à domicile.

Cela doit se faire via le système de déclaration électronique mis à disposition par l'ONSS sur le portail de la sécurité sociale. Cette déclaration ne concerne que deux chiffres et non les données des employés concernés.

Les entreprises ayant plusieurs unités d’exploitation doivent remplir cette déclaration pour chaque unité d’exploitation. Les entreprises comptant plus de 20 unités d’exploitation peuvent introduire les données demandées relatives à toutes les unités d’exploitation via l'application moyen d'un fichier Excel structuré.

Cet enregistrement s'applique à tous les employeurs, tant privés que publics, à l'exception des entreprises qui ont été obligées de fermer complètement.

3. Quand la déclaration doit-elle avoir lieu ?

La déclaration porte sur le nombre de travailleurs au premier jour ouvrable du mois et doit être effectuée au plus tard le 6ième jour civil du mois.

La première date de déclaration est donc le 6 avril 2021.

4. Qu'entend-on par « travailleur » ?

L’arrêté ministériel indique très clairement qu'il concerne l'enregistrement des « travailleur ».

Toutefois, l'ONSS semble interpréter cette notion de manière très large.

Cela ne simplifie certainement pas les choses, car, à notre avis, la notion de « travailleur » doit être interprétée de manière stricte.

Quelles en sont les conséquences ?

4.1 Pour l'enregistrement du nombre de travailleurs dans l'entreprise, l'ONSS assimile les personnes suivantes à un « travailleur » :

• les travailleurs que l'entreprise a en service (= liés par un contrat de travail, un contrat d'apprentissage, un statut,...).
  Pour les employés flexibles, on se réfère aux contrats-cadres actuels en cours.
  Les malades de longue durée et les personnes en crédit-temps sont aussi pris en considération, ainsi que les collaborateurs avec une fonction ambulante (par exemple les coursiers, les inspecteurs, etc.).
• le personnel intérimaire auquel l'entreprise recourt de manière structurelle ;
• le personnel d'un autre employeur avec lequel l'entreprise travaille d’une façon structurelle dans son unité d'exploitation (par exemple sous-traitants, personnel détaché, personnel de garde,...) ;
• les personnes qui travaillent de manière structurelle pour l'entreprise sur une base indépendante (consultants, associés, ...).

Ne sont pas visées les présences ponctuelles, comme les réparations, le nettoyage, l'entretien, etc.

Les bureaux d'intérim doivent uniquement déclarer leur propre personnel, non les intérimaires qui en principe travaillent ailleurs. Ceux-ci sont comptés chez l'utilisateur. Cela vaut aussi pour les entreprises qui mettent du personnel à disposition ou font prester de manière structurelle du personnel dans une autre entreprise.

Attention ! Il s'agit d'une photo de votre entreprise au premier jour de travail du mois (1er avril, 3 mai et 1er juin). Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'exploitation, le nombre de travailleurs auprès de l'unité d'exploitation doit être indiqué.

4.2 L'enregistrement des employés ayant une fonction non compatible avec le télétravail :

La notion de travailleur ayant une fonction non compatible avec le télétravail doit être interprétée strictement. Seuls les employés qui ne peuvent absolument pas ou ne veulent jamais faire du télétravail à domicile devraient être enregistrés. Les employés qui peuvent faire du télétravail à domicile partiel ou en totalité du temps ne doivent pas être enregistrés en tant qu’employé ayant une fonction incompatible avec le télétravail.

Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toute les fonctions qui, par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple, les ouvriers, le personnel technique, le personnel d'accueil, le personnel de cuisine, le personnel de nettoyage, les collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes telles que les inspecteurs, les coursiers, les soins à domicile, etc.

Les personnes qui exceptionnellement doivent être présentes parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation, peuvent en fournir une justification et ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Il en va de même pour les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple, les chefs d’atelier, les chefs d'équipes,...).

Ici aussi, selon l'ONSS, les personnes suivantes doivent être enregistrées :

• le personnel intérimaire auquel l'entreprise recourt de manière structurelle ;
• le personnel d'un autre employeur avec lequel l'entreprise travaille de manière structurelle dans son unité d'établissement (par exemple sous-traitants, personnel détaché, personnel de garde,...) ;
• les personnes qui sont présentes de manière structurelle sur une base indépendante;

5. Comment corriger une erreur d'enregistrement ?

Heureusement, il est possible de corriger une erreur d'enregistrement.

Pour les deux enregistrements, une modification ou correction peut encore avoir lieu en établissant un nouvel enregistrement avec le nombre total de personnes occupées auprès de l’entreprise ou de l'établissement au premier jour ouvrable du mois et le nombre de fonction incompatibles avec le télétravail.

La déclaration envoyée en dernier lieu remplace les déclarations précédentes.

6. Que contrôle l'inspection sociale ?

L’inspection sociale prend en compte le dernier enregistrement envoyé.

L'inspection ne remettra pas en cause les chiffres déclarés s'ils font l'objet d'un accord au niveau de l'entreprise avec les salariés (ou leur délégation).

L’inspection utiliserait l'outil de l'enregistrement du télétravail principalement aux fins de rechercher les écarts importants par rapport au nombre de non-télétravailleurs enregistrés sur une base sectorielle.

7. Que risquez-vous si vous ne vous conformez pas à cette inscription du télétravail ?

Lorsque vous n'enregistrez pas le télétravail ou que vous le faites trop tard, vous risquez d'être sanctionné d'une amende pénale de 400 à 4 000 € ou d'une amende administrative de 200 à 2 000 €.

Toute personne qui occupe une fonction compatible avec le télétravail mais qui est présente dans l'entreprise devra justifier sa présence, par exemple au moyen d'une attestation de l’employeur.